Budget planen

Im Event-Management schaltest du «Budget» mit dem Schalter in der Kopfzeile ein. Ganz ohne Einladung startest du es im Menü unter «Weitere Optionen» mit «Budget starten» – mehr dazu: Budget & Kosten ohne Event. Ob du das Budget nutzen kannst, hängt von deinem Paket ab.

Wähle unter «Mit einer Vorlage starten» deinen Anlass – Hochzeit, Geburtstag, Firmenanlass, Reise & Ferien oder Allgemein. Gibst du ein Gesamtbudget ein, verteilt BeInvited es gleich auf die Bereiche. Tippe auf «Vorlage übernehmen».

Im Reiter «Bereiche» passt du alles an: «Bereich hinzufügen», mit dem Stift Name, Symbol und geplanten Betrag ändern, mit den Pfeilen sortieren. Löschst du einen Bereich, bleiben seine Ausgaben unter «Ohne Bereich».

Tippe auf «Ausgabe erfassen»: «Wofür?», Bereich und Betrag. Unter «Status» wählst du «Geplant», «Angezahlt» oder «Bezahlt» – bei «Angezahlt» gibst du ein, wie viel schon bezahlt ist. Datum, «Wer bezahlt?» und die Notiz sind freiwillig; die Notiz siehst nur du.

Wie viele Ausgaben möglich sind, hängt von deinem Paket ab.

Unter «Zahlungsfristen» hältst du eine Anzahlung mit «Anzahlung bis» und den Termin für den Rest fest. In der Übersicht steht unter «Bald fällig», was demnächst bezahlt werden muss.

Ein paar Tage vorher bekommst du eine E-Mail – je Frist höchstens einmal. Wie viele Tage vorher, stellst du unter «Einstellungen» bei «Erinnerung vor Zahlungsfristen» ein. Abschalten kannst du die E-Mail auch in deinem Konto unter «Benachrichtigungen» › «Zahlungsfristen im Budget».

Oben siehst du Budget, geplante Ausgaben, Bezahltes und «Noch zu zahlen». Im Reiter «Übersicht» zeigt je Bereich ein Balken, wie viel geplant und bezahlt ist und wie viel du für den Bereich vorgesehen hast. Liegen die Ausgaben über dem Budget oder über dem Betrag eines Bereichs, erscheint ein Hinweis.

Im Reiter «Offerten» tippst du auf «Offerte erfassen»: Bereich, Anbieter, Preis und auf Wunsch Kontakt, Link und Notiz. Hast du dich entschieden, tippst du bei der passenden Offerte auf «Wählen» – sie wird zur geplanten Ausgabe, die übrigen offenen Offerten des Bereichs gelten als nicht gewählt. Passt eine Offerte nicht, tippst du auf «Absagen»: Sie bleibt als «nicht gewählt» in der Liste, mit «Wieder offen» holst du sie zurück. Ob du Offerten vergleichen kannst, hängt von deinem Paket ab.

Im Reiter «Einnahmen» hältst du mit «Einnahme erfassen» fest, was dazukommt – z. B. ein Beitrag der Eltern oder der Firma. Oben steht dann, was du «Selbst zu zahlen» hast.

Hat deine Einladung eine Wunschliste mit Sammelkasse, zeigst du ihre Beiträge unter «Einstellungen» als Einnahmen – nur zur Übersicht, ohne Namen.

Unter «Kosten pro Gast» steht, was das Fest pro Person kostet – gesamt und je Bereich. Im Event rechnet BeInvited mit den Zusagen inklusive Begleitpersonen; unter «Einstellungen» gibst du auf Wunsch eine eigene Zahl ein.

Bezahlt ihr etwas gemeinsam, schaltest du bei der Ausgabe «Mit anderen teilen» ein und wählst, wer teilt. Die Ausgabe steht dann in Kosten teilen – nur einmal, nichts doppelt. Dort sehen die Beteiligten Titel, Betrag und Datum; Bereich, Status, Fristen und Notiz bleiben privat.

Ausgaben, die andere in «Kosten teilen» erfassen, zählen im Budget mit, wenn «Geteilte Kosten im Budget mitzählen» eingeschaltet ist. Mit «Bereich zuordnen» ordnest du sie einem Bereich zu.

Unter «Lese-Link» wählst du bei «Link für …», für wen der Link ist – für alle zum Weitergeben oder für eine bestimmte Person –, und tippst auf «Link erstellen». Wer den Link hat, sieht das Budget – nur ansehen, ohne Konto. Du kannst bis zu 20 Links haben und jeden jederzeit wieder kopieren oder per «WhatsApp» schicken. Bei jedem Link steht, wie oft und wann er geöffnet wurde.

Mit «Ersetzen» gibt es einen neuen Link und der bisherige funktioniert nicht mehr, mit «Löschen» ist er sofort ungültig. Ob es den Lese-Link gibt, hängt von deinem Paket ab.