Ablaufplan erstellen: so behältst du am Festtag den Überblick
Ein Ablaufplan – auch Tagesablauf oder Regieplan genannt – hält fest, was wann passiert und wer dafür zuständig ist. Am Festtag musst du dann nicht alles im Kopf haben: Alle, die mithelfen, schauen auf dasselbe Blatt und wissen, wann sie dran sind.
Hochzeit, Geburtstag oder Firmenanlass: womit anfangen?
Beginne mit den fixen Zeiten, die du nicht selbst bestimmst: Trauung im Zivilstandsamt oder in der Kirche, Öffnungszeiten der Location, Essenszeit mit dem Catering und das Ende wegen der Nachtruhe. In vielen Schweizer Gemeinden gilt ab 22 Uhr Nachtruhe – frag bei der Location nach, wie lange Musik erlaubt ist.
Danach füllst du die Lücken: An einer Hochzeit folgen auf die Trauung meist Gratulation, Apéro, Essen in mehreren Gängen, Reden, Eröffnungstanz, Torte und Party. Ein Geburtstag kommt oft mit Apéro, Essen, Rede und Dessert aus. Beim Firmenanlass stehen Begrüssung, ein kurzer Programmteil und der Apéro riche im Zentrum.
Puffer einplanen: die wichtigste Faustregel
Fast alles dauert länger als gedacht. Rechne mit 10 bis 15 Minuten Puffer pro Stunde Programm und plane bei diesen Punkten bewusst grosszügig:
- Gruppenfoto mit vielen Gästen: 20 bis 30 Minuten
- Wechsel vom Apéro an den Tisch: 15 bis 20 Minuten
- Reden: 3 bis 5 Minuten pro Rede, höchstens drei am Stück
- Ortswechsel mit Bus oder Shuttle: Fahrzeit plus 15 Minuten
- Ein Gang beim Essen inklusive Abräumen: 30 bis 45 Minuten
Trag den Puffer am besten als eigenen Programmpunkt ein. Wird es knapp, streichst du ihn – und alle folgenden Zeiten stimmen wieder.
Wer bekommt den Ablaufplan?
Nicht nur du: Schick den Plan etwa eine Woche vorher an die Trauzeuginnen und Trauzeugen oder die Person, die durch den Abend führt, an die Location, das Catering, DJ oder Band, die Fotografie und an alle, die eine Rede halten oder ein Spiel vorbereiten. Trag in der Spalte «Wer / Notiz» Namen ein, damit klar ist, wer was übernimmt.
Druck am Festtag ein paar Exemplare aus und leg eines in die Küche und eines zum Mischpult. Gäste brauchen meist nur eine Kurzfassung mit Trauung, Apéro, Essen und Ende – die passt auf die Einladung.
Beispiel: Ablauf einer Hochzeit ab 14 Uhr
| Zeit | Programmpunkt | Wer / Notiz |
|---|---|---|
| 14:00 | Eintreffen der Gäste | Trauzeugin, Trauzeuge begrüssen |
| 14:30 | Trauung | Trauzeugin oder Trauzeuge hat die Ringe |
| 15:15 | Gratulation & Gruppenfoto | Fotografie |
| 15:45 | Apéro | Location, Catering |
| 17:15 | Begrüssung & Platzwahl | Trauzeugin, Trauzeuge |
| 17:35 | Vorspeise | Catering |
| 18:20 | Reden & Spiele | Trauzeugin, Trauzeuge, Familie |
| 18:50 | Hauptgang | Catering |
| 19:50 | Eröffnungstanz | DJ / Band |
| 20:05 | Party | DJ / Band |
| 21:35 | Hochzeitstorte & Dessert | Konditorei, Catering |
| 22:05 | Party & Bar | DJ / Band |
| 00:05 | Ende | Shuttle oder Taxi |
Dieser Ablauf ist im Tool als Vorlage «Hochzeit» hinterlegt. Ändere die Startzeit, und alle Zeiten verschieben sich mit.