Budget fürs Fest planen: so gehst du vor
Ein Budget nimmt dem Fest nicht den Zauber – es nimmt dir die Sorgen. Wer früh weiss, wie viel für Location, Essen und Getränke drinliegt, entscheidet schneller und sagt mit gutem Gewissen Ja oder Nein. Der Rechner oben verteilt dein Gesamtbudget nach Erfahrungswerten; hier findest du die Überlegungen dahinter.
Zuerst die Obergrenze, dann die Gästeliste
Leg zuerst fest, wie viel du insgesamt ausgeben willst und kannst – inklusive Reserve. Teile den Betrag durch die Anzahl Gäste: Diese Zahl pro Person ist dein wichtigster Kompass. Ist sie tief, passt eher ein Apéro riche oder ein Grillfest als ein Menü mit vier Gängen. Lädst du mehr Leute ein, ohne das Budget zu erhöhen, sinkt der Betrag pro Gast – und damit der Spielraum bei Essen und Getränken.
Fixe und variable Kosten unterscheiden
Manche Kosten bleiben gleich, egal wie viele kommen: Saalmiete, Musik, Fotografie, Deko für den Raum. Andere wachsen mit jeder Person: Essen, Getränke, Tischkarten, Gastgeschenke. Bei einer kleinen Feier fallen die fixen Kosten stärker ins Gewicht, bei einer grossen das Catering. Darum lohnt es sich, bei jeder zusätzlichen Einladung kurz mitzurechnen.
Wo das meiste Geld hingeht
Bei fast jedem Fest sind Essen und Getränke der grösste Posten. In den Vorlagen des Rechners machen sie bei einem Geburtstag mehr als die Hälfte aus, bei einer Hochzeit rund ein Drittel – dort kommen Fotografie, Kleidung, Ringe und Musik dazu. Die Location folgt meist an zweiter Stelle. Musst du sparen, bringt eine Änderung bei diesen grossen Bereichen mehr als zehn kleine Kürzungen bei der Deko.
Sparen, ohne dass es knausrig wirkt
- Wochentag und Saison: Viele Locations sind am Freitag, am Sonntag oder im Winter günstiger als an einem Samstag im Juni.
- Apéro riche statt Menü: Ein reichhaltiger Apéro ersetzt das Nachtessen und lockert die Stimmung.
- Getränke selbst mitbringen: Frag im Restaurant nach dem Zapfengeld – je nach Betrag lohnt sich der eigene Wein trotzdem.
- Gemeindesaal oder Vereinslokal: In vielen Gemeinden lassen sich Säle günstig mieten, oft mit Küche.
- Gemeinsames Dessertbuffet: Wenn Gäste einen Kuchen mitbringen, spart das Geld und macht Freude.
Reserve und Überblick
Plane rund 5–10 % als Reserve ein und rühr sie erst an, wenn wirklich etwas Unvorhergesehenes passiert. Halte Offerten, Anzahlungen und Zahlungsfristen an einem Ort fest – so siehst du jederzeit, was schon bezahlt ist und was noch offen ist.